Lors de l'arrivée d'un nouveau collaborateur, il est utile de remplir une fiche d'embauche pour être certain d'avoir toutes les information nécessaires pour effectuer la déclaration d'embauche auprès de l'Ursaff et préparer le contrat de travail.

La fiche d’embauche est un document en interne qui regroupe, préalablement à la création du contrat, toutes les informations utiles concernant le futur salarié :

Identité du salarié : attention à l’orthographe exacte. Vérifier à partir des papiers d’identité pour éviter toute erreur.

Nationalité : afin de vérifier toutes les démarches obligatoires à effectuer en cas de nationalité hors CEE

Date et lieu de naissance

N° de sécurité social : ce numéro est personnel. Dans le cas où  le numéro est celui d’un des ascendants, merci d’indiquer « immatriculation demandée ». 

Coordonnées personnelles : indispensable pour l’échange de courriers (convocation, attestations, envoi du bulletin de paie…)

Lieu de travail (Magasin concerné)

Nom et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence : 

Utile en cas d’absence injustifiée, d’accident du travail…

Emploi occupé : il s’agit du poste confié au salarié, Ex :

  . Serveur

 . Assistant Responsable Point de Vente

. Responsable point de Vente

Catégorie Socio-Professionnelle : Ex

Nature du contrat de travail : CDI, CDD, CDI à Temps partiel, ou CDD à temps partiel, CDD étudiant

Niveau et Échelon : correspond au degré de responsabilité du salarié. Plus son statut est élevé, plus son échelon le sera. Comme la Catégorie Socio-Professionnelle, l’échelon est rattaché à un  emploi : Ex 

Dates d’entrée et de sortie : la date de sortie n’est connue que dans le cas d’un CDD, auquel cas elle est obligatoire.

Horaire de base : très important surtout en cas de temps partiel (remplir juste en chiffres et ne pas mettre le « h » à coté) 

Une fois remplie, la fiche d’embauche sera archivée dans un dossier salarié avec les photocopies de la carte d’identité (Recto verso) ou de séjour (si salarié étranger), carte d’étudiant (si besoin), Attestation de Sécurité Sociale, Relevé d’Identité Bancaire, la DUE et une photo d’identité.

Embauche d'un travailleur étranger, Démarches, Obligations et Responsabilités

Les salariés étrangers doivent, sans discrimination, bénéficier des mêmes droits que les salariés de nationalité française : « à travail égal, salaire égal », droits aux congés, droits à l’assurance chômage, retraite, conditions d’hygiène, sécurité et conditions d’hébergement…

Les règles d’embauche en France de travailleurs étrangers varient en fonction du pays d’origine :

Les ressortissants de la plupart des pays européens, à l’exception de la Bulgarie et de la Roumanie (au 31/12/2013), ont le droit d’occuper un emploi librement en France sans autorisation de travail.
Une simple vérification de la carte d’identité originale ou du passeport suffit (il est utile d’en conserver une copie).

Embauche d'un collaborateur mineur

Vous avez envie d’embaucher un mineur, pas de problème, mais attention la réglementation qui encadre le travail de mineurs est assez contraignante. Il y a des règles à suivre. 

LA POSSIBILITÉ D'EMBAUCHER  DES JEUNES DE MOINS DE 18 ANS

Le travail est autorisé à partir de 16 ans, parfois même à compter de 14 ans, pendant les période de vacances scolaires.

LES RÈGLES SPÉCIFIQUES PROTECTRICES POUR LE TRAVAIL DES JEUNES DE MOINS DE 18 ANS      

-             La durée journalière du travail effectif ne peut excéder 8 heures ;

-             Aucune période de travail effectif ininterrompu ne peut dépasser 4 heures 1/2. Au-delà, un temps de pause de 30 minutes consécutives est obligatoirement aménagé ;

 -             Le repos quotidien est de 12 heures consécutives. Néanmoins, il est porté à 14 heures pour les moins de 16 ans ;

-             La durée hebdomadaire du travail effectif ne peut dépasser la durée légale du travail, soit 35 heures. A titre exceptionnel et sur autorisation de l’inspecteur du travail (après avis conforme du médecin du travail de l’établissement), 5 heures de plus au maximum peuvent être autorisées à titre dérogatoire ;

 -             Le repos hebdomadaire est fixé à deux jours consécutifs. Une dérogation est possible sous certaines conditions .

EMPLOI DES JEUNES DE 14 A 16 ANS              

-             La réglementation du travail prévoit qu’aucun jeune ne peut travailler avant d’être libéré de l’obligation scolaire, c’est-à-dire 16 ans.

-             Toutefois, sur autorisation de l’inspecteur du travail, le travail des jeunes de 14 à 16 ans pendant les vacances scolaires est possible :

               . pour des travaux légers, n’entraînant pas de fatigue anormale

               . si les vacances ont une durée minimale de 14 jours ;

               . à condition que le contrat ne dépasse pas la moitié des vacances et que le jeune bénéficie d’une période de repos au moins égale à la moitié des vacances.

-             Quinze jours avant l’embauche, l’employeur doit demander l’autorisation à l’inspecteur du travail qui dispose de 8 jours pour notifier son désaccord. Passé ce délai, l’autorisation est réputée acquise.

               Elle est accompagnée de l’accord écrit du représentant légal du jeune. L’autorisation peut être retirée à tout moment s’il est constaté que le jeune est occupé dans des conditions non conformes à celles prises en compte dans la demande, et plus généralement lorsqu’il s’agit de conditions contraires à la réglementation du travail.

TRAVAIL DE NUIT DES MINEURS

Le travail de nuit des jeunes travailleurs (y compris les apprentis) de moins de 18 ans est interdit :

               - entre 20 heures et 6 heures pour les jeunes de moins de 16 ans ;

               - entre 22 heures et 6 heures pour les adolescents de 16 à 18 ans.

 Pour les jeunes de 16 à 18 ans, il peut être dérogé aux interdictions précédentes, lorsqu’il s’agit de prévenir en cas d’extrême urgence des accidents ou d’en réparer les conséquences. Une telle dérogation s’applique en situation de travaux passagers et d’indisponibilité de travailleurs adultes. Dans les trois semaines qui suivent l’incident, une période équivalente de repos compensateur doit leur être accordée.

Dérogations

 A titre exceptionnel, des dérogations au principe d’interdiction de travail de nuit des mineurs peuvent être accordées par l’inspecteur du travail pour les établissements commerciaux et ceux du spectacle.

Pour rappel, le salaire minimum d'un mineur est le mêm que celui d'un majeur !

Au 1er janvier 2014, le salaire minimum est fixé à 1.445,38 € bruts mensuels pour 35 heures de travail par semaine, soit 9,53 € bruts de l'heure.

La Déclaration Unique D'embauche DUE

La Déclaration Unique d’Embauche se fait par internet  :

1. Connectez-vous

Utilisez l’URL suivante  Due Ursaff

Saisir le numéro de SIRET de votre établissement dans le cadre approprié.

Vous êtes alors redirigé vers la page de déclaration.

2. Information Salarié   

Vous devrez remplir les cases avec les informations personnelles du futur salarié. Si vous ne connaissez pas le numéro de sécurité sociale ou si le salarié est inscrit à celui de son père ou sa mère, ne rien remplir.

Vous devrez remplir les cases avec les informations concernant l’emploi. Pour les CDI, la durée de la période d’essai est de 60 jours.

3. Service de santé au travail

Vous devez choisir le service de santé au travail auquel le point de vente est inscrit. (Cette information : les coordonnées de votre Centre Médical, doit apparaitre sur l’affichage obligatoire de votre point de vente).

Enregistrer le formulaire au format PDF et gardez une copie dans le dossier personnel du salarié.

  DÉCLARATION PRÉALABLE d’un salarié ÉTRANGER 

a)    Étudiant

Les ressortissants étrangers titulaires d'une carte de séjour temporaire portant la mention "étudiant" peuvent exercer une activité professionnelle salariée en France, sans avoir à demander d'autorisation de travail. 

Cette activité doit être exercée à titre accessoire aux études, dans la limite d'une durée annuelle de travail de 964 heures. 

La possession de la carte "étudiant" ouvre droit à toutes activités salariées sur le territoire métropolitain. 

La préfecture peut retirer son titre de séjour à l'étudiant étranger qui ne respecte pas la limite des 964 heures de la durée de travail annuelle. 

b)    Travailleur ou Résident

Les ressortissants étrangers titulaires d'une carte de séjour travailleur ou résident peuvent exercer une activité professionnelle salariée en France, sans avoir à demander d'autorisation de travail. 

c)    La déclaration

L'embauche d'un salarié étranger, qu’il soit étudiant ou pas, ne peut intervenir qu'après déclaration nominative de l'employeur auprès de la préfecture qui a accordé le titre de séjour à cette personne. 

Cette formalité doit être effectuée par l'employeur au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche. 

La déclaration doit notamment comporter une copie du titre de séjour de l'étudiant et préciser la nature de l'emploi, la durée du contrat et le nombre d'heures de travail annuel. 

La visite Médicale

Les visites à la médecine du travail sont obligatoires :

-        A chaque nouvelle embauche avant la fin de la période d’essai

-        Puis tous les deux ans pour les collaborateurs en poste

-        Pour une reprise de travail suite à une maladie ou accident entraînant une absence  de 30 jours – dans ces cas, les visites doivent se faire dans les 8 jours de la reprise

Le temps consacré par le salarié à sa visite médicale est considéré comme du temps de travail.  

Attention : une visite non honorée par le collaborateur est facturée. Si un salarié ne peut se rendre à sa visite, il faut soit le remplacez par un autre salarié qui ne l’a encore passée annuler le rendez-vous, au plus vite.